Tout savoir sur le flex office dans votre entreprise

Le flex office est une nouvelle tendance qui transforme l’organisation du travail : flexibilité des espaces, nouveaux modes de travail, postes non attitrés... Le flex office bouleverse la conception classique du travail en entreprise et explose depuis le Covid. Mais qu’est-ce que cela implique concrètement dans la réalité quotidienne de votre organisation ? Est-ce une vraie solution d'avenir ? Lisy répond à toutes ces interrogations pour vous.

Le flex office, c’est quoi concrètement ?

Définition du flex office

En quoi consiste le flex office ? Parle-t-on de réduction des mètres carrés, d’aménagements des bureaux, d’ameublements ergonomiques, d’une nouvelle répartition des postes de travail, d’une réorganisation du temps de travail spatial et temporel ? À vrai dire, le terme de “flex office” regroupe tout cela à la fois !

Dans une entreprise classique, à chaque employé est attribué un poste de travail fixe, que ce soit en open-space ou dans des espaces cloisonnés. Selon une enquête de L'Observatoire Actineo en 2019, 66% des salariés insatisfaits de leur qualité de vie au travail estiment que leur lieu de travail n'est pas adapté à leurs besoins. En flex office, la répartition de l’espace de travail se fait en fonction des usages. Pour qu’elle puisse travailler dans des conditions optimales, la salariée peut se déplacer dans différentes zones conçues pour un usage spécifique : espace de travail collaboratif, salon confortable, salles de réunion, lounge de discussion et de brainstorming, espace de coworking, phone boxes, etc.

Le flex office inclut également la nomadisation des salarié.es : selon son humeur et son organisation avec sa vie personnelle, le salarié peut choisir de télétravailler depuis chez lui. Cette forme d’organisation flexible facilite également la collaboration avec des freelances et des indépendants. La création d’espaces propices au coworking offre un environnement de travail convivial, collaboratif, créatif et productif. Enfin, un volet indispensable : miser sur de petits bureaux satellites en zone périurbaine, près des quartiers résidentiels des collaborateurs.trices.

Le flex office au top 5 des solutions post-crise

Le flex office n’est donc pas seulement une lubie : c’est une véritable évolution en réponse aux nouveaux modes de travail, et à la nécessité de réduire, mais surtout d’optimiser, les mètres carrés de bureaux. On passe d’une économie de la propriété à une économie de l’usage. Loin d’être réservées aux startups, toutes les entreprises peuvent bénéficier de ces nouvelles manières de travailler.

Une enquête JLL de fin 2019 montre d’ailleurs que ces 5 dernières années, le parc d’espaces flexibles en Europe augmentait déjà de 25 à 30 % par an, représentant environ 5 % du parc d’immobilier tertiaire global. La France est même en avance sur la moyenne européenne, avec 22,5% des entreprises franciliennes du tertiaire qui ont aujourd’hui adopté le flex office, selon le cabinet de conseil Parella.

Le flex office caracole même au box office des 5 actions plébiscitées par les entreprises pour améliorer leur environnement de travail : 62% des entreprises ont misé sur l'accélération du flex office depuis le début de la crise, soit +43 points dus à l'effet Covid ! (étude Michael Page publiée en février 2022).

Fonctionnement du flex office

Dans la pratique, comment fonctionne le flex office dans le quotidien d’une entreprise ? C’est très simple : chaque salarié possède un badge d’accès dédié et un espace de rangement attitré pour y ranger son matériel de bureau et ses affaires. Lorsqu’il arrive au bureau le matin, il peut tout simplement choisir un espace de travail adapté à son humeur et à ses tâches du jour ! Il y a une vraie liberté de circulation entre les services et les étages.

La réservation des espaces privés s’effectue généralement en ligne, sur le cloud, pour simplifier le partage des espaces et les bureaux sont tous libérés en fin de journée pour garantir une liberté d’installation le lendemain pour tout le monde.

Le flex office permet donc de travailler autrement et de repenser complètement les modes de travail pour sortir des carcans préconçus de l’entreprise. L’objectif ? Augmenter la productivité des travailleurs et télétravailleurs en améliorant leur créativité collective et leur bien-être au travail. Les travailleurs nomades sont également de plus en plus nombreux, surtout chez les jeunes qui ne se satisfont plus du traditionnel “métro-boulot-dodo” et qui souhaitent réduire drastiquement leur temps de transport. Le flex office permet donc aussi d’attirer de nouveaux talents.

Le flex office est-il une bonne réponse à la covid et ses conséquences ?

Crise sanitaire et flex office font-ils bon ménage ? En effet, un espace de travail partagé ne semble pas vraiment synonyme de distanciation sanitaire. Faut-il dans ce cas opter pour davantage de télétravail ou pour un retour au travail en présentiel ? Sachez que le flex office permet de pallier aux conséquences de la covid tout en maintenant la qualité de vie au travail :

• Télétravail et salariés nomades : la démocratisation du télétravail est l’une des principales conséquences du covid. Le flex office encourage cette flexibilité pour que chacun puisse s’organiser au mieux entre vie professionnelle et vie personnelle, dans le respect des règles sanitaires.
• Ergonomie et optimisation des bureaux de l’entreprise : le flex office permet d’utiliser au mieux tous les mètres carrés tout en créant un environnement de travail confortable et productif. Adapter ses espaces de travail à son effectif salarial permet également de diminuer les charges immobilières. C’est une réduction des coûts non négligeable pendant cette période économique instable !
• Collaboration, efficacité et logistique : puisque chaque salle de réunion ou lieu de travail n’est plus destiné à un seul et même usage, ils peuvent plus facilement être désinfectés grâce à la rotation entre les espaces de coworking. Il devient aussi plus simple de respecter la distanciation sociale.

Comment réussir son aménagement flex office ?

Pour réussir l’aménagement d’espaces conçus pour le flex office en entreprise, voici 5 conseils :

• Faites participer vos collaborateurs et responsabilisez-les : demandez à chaque collaborateur comment il organise son espace de travail personnel et comment il visualise la vie de bureau idéale et le poste de travail adéquat. Les espaces collaboratifs pourront alors être conçus selon leurs usages réels et leurs besoins. En effet,  le flex office transforme le bureau fermé en espace ouvert, ce qui modifie le fonctionnement des lieux de travail. Cette évolution nécessite donc que le top management et les salariés adhèrent à ce nouveau mode de travail, et le respectent totalement.
• Misez sur le digital : pour la réussite de votre démarche flex office, les technologies constituent de véritables leviers de productivité. Ordinateurs portables légers, connexion haut débit et outils de collaboration à distance pour les néo-nomades sont conseillés !
• Encouragez le travail collaboratif : il faut proposer des espaces de créativité pouvant accueillir plusieurs groupes de travail, mais aussi des bureaux et salles isolés servant d’espaces individuels. Cela permet de combiner un travail convivial propice à l’innovation avec un besoin de confidentialité. Dans les salles faites pour échanger, adoptez un aménagement informel, qui, au lieu d’évoquer une obligation de venir travailler, construit un lieu d’échanges spontanés.
• Testez : concevoir de nouveaux bureaux demande du temps, donc testez des configurations et récoltez des retours d’expérience pour optimiser progressivement chaque espace de travail dédié.

Quels outils utiliser pour faire intelligemment ses choix de nouveaux espaces de travail ?

Vous l’aurez compris, le flex office ne s’improvise pas ! Si vous désirez profiter de nouveaux espaces flexibles, il faut donc considérer différents critères dans le choix de vos bureaux équipés. Lisy vous accompagne dans votre projet d’achat ou de location de bureaux en flex office grâce à des outils digitaux innovants :

• Digitalisation de la recherche en immobilier de bureau
• Visites virtuelles
• Données détaillées pour un environnement de travail dynamique
• Guide de prestataires à disposition pour des aménagements d’espaces de travail sur-mesure
  (n'hésitez pas à prendre rendez-vous pour bénéficier de conseil en immobilier de bureau !)

Et pour vous aider à créer des espaces attractifs quelle que soit la taille de vos locaux, nous vous recommandons chaleureusement Bluedigo. Spécialisée dans le mobilier de bureau éco-responsable et d’occasion (bureaux, chaises, tables de réunion...), elle vous permet de créer des espaces confortables et inspirants pour vos collaborateurs adaptés à chacun de leurs besoins. Lisy a spécialement sélectionné pour vous quelques coups de cœur :

Le tout en diminuant votre empreinte écologique, un beau geste pour la planète en cohérence avec votre RSE. Pour ne rien gâcher, Bluedigo s’engage à reverser chaque année 1 % de son chiffre d’affaires en faveur de la reforestation.

En résumé

Le flex office est plus qu’une simple mode démocratisée par le fonctionnement startup : c’est une véritable réponse aux enjeux actuels. L’enjeu : moins de mètres carrés, mais des bureaux où l’on vient plus librement trois jours sur cinq, mieux distribués sur le territoire, avec plus de hubs, mieux agencés pour la collaboration et l’échange, c’est-à-dire moins formels ou fermés. Que ce soit pour la crise sanitaire, le besoin d’espaces de bureaux flexibles ou la collaboration avec les salariés nomades, le flex office repense totalement l’organisation au travail pour plus de bien-être et de productivité ; une solution d'avenir qui convient aussi bien à vos salariés qu’à la santé financière de votre entreprise !

Lisez aussi : Le coworking, une nouvelle organisation du travail !

Et pour tout savoir sur un bail flexible qui réponde à vos besoins : le bail dérogatoire de courte durée.