Aménagement de bureau : mutation et nouveaux usages des espaces de travail

Au quatrième trimestre 2021, les salariés ont commencé à revenir au bureau. Oui, mais en partie seulement : la révolution connue depuis la Covid a modifié l’usage des bureaux et la vie des salariés. Avant la crise, seulement 26 % des salariés jouissaient du télétravail, tandis qu’ils sont maintenant 95 % à réclamer des jours de travail à la maison.  

Ces chiffres sont toutefois à nuancer, car très dépendants de la catégorie socio-professionnelle à laquelle on appartient et de l’âge du collaborateur comme le souligne l’IEIF - Institut de l'Épargne Immobilière et Foncière : en effet, selon son étude, 63 % des cadres dirigeants manifestent un ressenti positif sur leur expérience de télétravail contre 52% pour les cadres intermédiaires qui s’estiment plus efficaces dans ces conditions. Un pourcentage qui tombe à 39% côté employés. Ce constat mitigé est également une affaire de génération. Les plus âgés ont mieux vécu l’expérience du télétravail durant la période de confinement comparé aux plus jeunes : environ 24 % disent avoir mal vécu cette période pour les personnes âgées de 18 à 40 ans tandis qu’une part plus faible (20%) des 41 à 56 ans partage ce sentiment de mal-être.

La révolution des usages a donc une incidence évidente sur la gestion des talents, l’aménagement des bureaux et l’utilisation de chaque m2. Découvrons ensemble comment adapter votre aménagement de locaux professionnels à partir des meilleurs conseils issus de notre webinaire spécial décryptage des tendances du marché de bureaux à la rentrée 🎥.

Une mutation vers de nouveaux environnements de travail

Aujourd’hui, 50 % des collaborateurs disent venir au travail pour entretenir du lien social et 30 % pour appartenir à une structure. Le bien-être au travail, mesuré par la Qualité de Vie au Travail (QVT), est devenu un enjeu majeur pour les entreprises. Les espaces de travail se repensent pour tenir compte des habitudes de travail et proposer des espaces vivants, adaptés aux nouveaux usages professionnels. Le tout contribue à l’énergie du collectif et la motivation globale. On distingue notamment :

🏢 L’espace physique : rencontre et partage en mode synchrone présentiel (bureaux, salles de réunion, espaces de travail hybrides, etc.) À noter que les tiers-lieux peinent encore à trouver leur place : une étude menée par l’IEIF au sujet des besoins post-confinement des collaborateurs s’agissant de leur bureau idéal indique que 80% de l’échantillon interrogé est favorable à un bureau attitré qu’il soit fermé (63%) ou en open space (16%). Les espaces de bureaux non attribués sont quant à eux boudés puisque seulement 9% des personnes interrogées sont favorables au flex office ou au travail dans des espaces de coworking.

💻 L’espace virtuel : rencontre et partage en mode synchrone distanciel (télétravail, Zoom, etc.) .

📱L’espace digital : rencontre et partage en mode synchrone sur le cloud (mail, outils collaboratifs, etc.) A ce sujet, une réflexion de l'ancien PDG de Microsoft, Steve Ballmer, en 2012, prend aujourd'hui une résonance toute particulière :“Aujourd'hui, les consommateurs ont dépassé les entreprises pour devenir les plus gros acheteurs de technologie. Par conséquent, les employés d'aujourd'hui attendent que la technologie qu'ils utilisent au travail corresponde à celle qu'ils utilisent en tant que consommateurs dans leur vie quotidienne”. Jusqu’à devenir de véritables influenceurs : “ Ils auront tendance à commencer à utiliser les applications à un niveau individuel sans attendre l'approbation de l'IT et, une fois qu'ils auront prouvé le succès du système, ils appelleront les échelons supérieurs de l'organisation pour étendre l'utilisation de l'application”. Les employeurs semblent avoir bien pris la mesure de cet impératif puisque, selon le Forum économique mondial, ⅓ d’entre eux  ont l'intention de prendre des mesures pour créer un sentiment de communauté, de connexion et d'appartenance parmi les employés grâce aux outils numériques, et pour relever les défis de bien-être soulevés par le passage au travail à distance.

Ainsi, plus que de simples travaux de décoration, aménager un bureau professionnel exige de tenir compte des besoins réels de chaque collaborateur : à chaque tâche doit convenir un espace. L’aménagement des bureaux professionnels permet de diminuer les m2 utilisés, ou encore d’optimiser les m2 vacants selon les secteurs. C’est une opportunité à la fois créative et financière.

4 étapes pour co-imaginer un nouvel aménagement de bureau

Selon un sondage mené par Coplaces, agence de transformation des espaces et des modes de travail, 100 % des salariés avouent être motivés par les échanges informels, ceux qu’ils ont dans les espaces de détente ou autour de la machine à café. L’informel prend de plus en plus de place en entreprise, et on parle alors d’environnement hybride pour exprimer cette notion d’équilibre vie pro/vie perso.  A ce sujet, et contrairement à ce qu’on pourrait penser nous ne travaillons pas seulement lorsque nous sommes assis devant notre “poste de travail”. En effet, les discussions informelles à la machine à café ou encore les rencontres dans les couloirs participent à la construction de la culture d'entreprise et facilitent indirectement la collaboration au travail et la créativité. C'est pourquoi la tendance vers des bureaux virtuels de type "métavers" gagnent du terrain dans l’espace virtuel car une simple visio-conférence ne saurait se substituer à tous ces moments d’échanges informels.

À l’heure où les entreprises modifient leurs bureaux en optimisant ou et réduisaent le nombre de m2, une réflexion collective est nécessaire pour mieux s’approprier ces espaces. À la clé ? Créativité et productivité.

Pour mener à bien un projet d’aménagement de bureau, voici les 4 étapes majeures recommandées par la méthode Coplaces :

1. Écoute et projection : avec les équipes à chaque niveau hiérarchique, discutez ce qui se passe bien, des difficultés rencontrées, etc.
2. Co-design : mettez en place des cas d’usage via des ateliers pour que les collaborateurs puissent se projeter vers leurs nouveaux espaces de collaboration et de travail.
3. Co-conception : faites-vous accompagner dans la projection pour adapter l’aménagement de bureau aux besoins identifiés par le collectif.
4. Retour d’expérience : recueillez les expériences de chacun pour faire des ajustements si nécessaires.

Des bureaux à impact positif et respectueux de l'environnement

Selon Bluedigo, spécialiste du mobilier de bureau éco-responsable, 60 % des salariés souhaitent un environnement de travail respectueux de l’environnement : c’est une aspiration forte exprimée par les collaborateurs. Le tout s’inscrit dans une démarche globale de développement durable de la part du gouvernement et des entreprises.

L’aménagement de bureau n’est pas inconnu à cette problématique : près de 250 000 tonnes de mobilier de bureau sont jetées chaque année en France ! Pour créer des espaces de travail à impact positif, il est pertinent d’investir dans du mobilier de bureau professionnel de seconde main ou bien conçu avec des matériaux biosourcés et éco-responsables.

Cette démarche est non seulement positive pour l’engagement des salariés, mais aussi pour le budget de l’entreprise : il est possible de faire des économies d’énergie ou bien de trouver du mobilier à 50 % du prix du neuf. Les acteurs de l’occasion en France se positionnent actuellement sur des gros chantiers, pour offrir du mobilier design et d’occasion même aux grandes entreprises.

Sécurisation des bureaux et engagement des salariés après la crise sanitaire

La Qualité de Vie au Travail passe en partie par la qualité de l’air, surtout avec la crise sanitaire actuelle. Pour protéger ses collaborateurs, il est nécessaire de bien gérer l’air intérieur grâce à 3 paramètres : des outils ou des applications de mesure du CO2, une aération efficace avec un système de purification et une transparence de l’information.

Mais même hors Covid, la qualité de l’air est un sujet important : on passe plus de 80 % de notre temps dans des espaces intérieurs où l’air peut être jusqu’à 5 à 8 fois plus pollué que l’air extérieur ! Le tout impacte notre santé, nos capacités cognitives ou encore notre confort.

🕯 Et contrairement à ce qu’on pourrait croire en matière de qualité de l’air, la petite bougie parfumée n’est pas notre amie !

Avec une bonne ventilation des espaces, les risques de maladies diminuent, tandis que le contrôle de l’humidité réduit les maux de tête. Une bonne qualité de l’air augmente de 11 % la productivité et réduit de 35 % l’absentéisme ! Ces chiffres sont révélés par Pando2, qui a développé la première application de gestion de la qualité de l’air en temps réel.

Afin d’améliorer la qualité de l’air dans ses locaux et finaliser son aménagement de bureau, il est recommandé de mesurer l’air en continu et en temps réel, d’adapter et améliorer le renouvellement de l’air ou d’installer des purificateurs d’air.

Sachez enfin que vous pouvez mesurer la qualité de vie au travail grâce à l’indicateur IBET.  Cet indicateur permet de piloter le désengagement ou encore le  risque psychosocial et l’organisation du travail, en les reliant directement à la rentabilité de votre entreprise.

Aménagement de bureau : ce qu’il faut retenir

Aujourd’hui, vous avez les moyens de prendre des décisions éclairées et de faire les bons choix d’aménagement de bureaux en tenant compte de la mutation du secteur due à l'essor du télétravail. Les tendances d’aménagement de bureaux donnent la priorité aux bureaux professionnels hybrides, pensés en co-construction avec les collaborateurs. Tenir compte de la Qualité de Vie au Travail n'est plus une option. Aujourd'hui, comptent la qualité des espaces collaboratifs, le respect proactif de l'environnement avec l'ameublement de seconde main ou éco-conçu, et enfin la santé au bureau, avec la gestion diligente de la qualité de l'air respiré par tous. Repenser ses espaces de travail devient un véritable besoin pour faire revenir les salariés au bureau et attirer les jeunes talents !

Pour aller plus loin, nous vous recommandons notre article sur les chiffres du marché immobilier de bureau à la rentrée, ainsi que le visionnage du Replay de ce webinaire !